O controle de entrada e saída do funcionário na empresa não é importante apenas para a gestão da produtividade. Ele também serve para assegurar a sua conformidade com as leis da reforma trabalhista. O espelho de ponto é uma ferramenta indispensável para esse processo, já que reúne todas as informações sobre as horas trabalhadas de cada colaborador.
A folha de pagamento do mês, por exemplo, se fecha com base no espelho do ponto. Isso significa que qualquer erro nesse documento também pode significar prejuízo financeiro tanto para a empresa quanto para o funcionário.
O que é o espelho de ponto?
O espelho de ponto é um documento em que há registrada toda a jornada de trabalho dos trabalhadores, com entradas e saídas. Esse documento tem valor judicial e ajuda a gerir o tempo que os trabalhadores permanecem na empresa.
O espelho de ponto ainda evidencia outros dados que auxiliam na gestão de pessoas e do negócio. É possível, por exemplo, identificar desde o nível de comprometimento e produtividade do seu time até se há necessidade de contratar novas pessoas para otimizar os seus resultados.
Como funciona na prática?
O espelho de ponto registra os pontos de entrada e saída de cada colaborador, além do seu intervalo para almoço ou descanso. Ele ainda conta as horas extras e permite ajustes para fechar a folha de pagamento.
O documento reúne uma série de informações recolhidas diariamente pelo relógio de ponto da companhia. Veja quais são elas:
- nome completo do funcionário;
- informações de cada colaborador e do empregador;
- jornada de trabalho acordada oficialmente;
- data de coleta;
- horário de entrada e saída;
- intervalo intrajornada (horário de almoço);
- resumo mensal das marcações;
- total de horas trabalhadas;
- total de horas extras prestadas;
- data de emissão do espelho de ponto;
- assinatura do empregador;
- assinatura do funcionário.
Para que serve o espelho do ponto?
O espelho de ponto serve para registrar as horas trabalhadas pelos funcionários, possibilitando a conferência por cada parte (empresa e colaborador). Ele mostra um resumo do horário de trabalho de cada profissional, sendo fechado ao fim de cada mês.
Todo colaborador cumpre uma jornada de trabalho específica acordada no ato da contratação. Dessa maneira, as horas trabalhadas que extrapolam o horário de expediente são contabilizadas como extras. Elas podem ser utilizadas como banco de horas ou remuneradas pelo empregador no final do mês.
Quando o funcionário descumpre o horário de expediente acordado e trabalha menos tempo, as horas a menos devem ser descontadas da remuneração. Isso evita prejuízo financeiro para a empresa e assegura que o funcionário receba a mais quando necessário.
Outra finalidade relevante do espelho de ponto é dar suporte para uma gestão mais estratégica, ajudando o empreendedor a administrar melhor a demanda da empresa.
Ao analisar as informações do documento, o gestor pode acompanhar o tempo que as equipes utilizam para executar suas tarefas. Isso evidencia a produtividade do negócio.
Quais são os direitos do trabalhador?
O espelho de ponto é obrigatório para toda a empresa com mais de 10 funcionários, sendo determinado pelo Artigo 74 da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT).
Segundo as normas estabelecidas pela Portaria 671, esse documento deve ser gerado por meio de um programa de tratamento do registro ponto. Ele deve conter todas as informações do empregador, do empregado e das horas trabalhadas e não trabalhadas ao longo do mês.
O controle proporcionado pelo espelho de ponto contribui para a garantia de direitos do trabalhador. Isso porque o registro da jornada de trabalho evita que o funcionário fique sobrecarregado e trabalhe mais do que deveria sem ser recompensado por isso. O documento comprova a compensação ou oneração das horas trabalhadas.
Devido à comprovação dos rendimentos de direito, o colaborador tem mais facilidade para o pagamento de horas extras ou uso de banco de horas. Além disso, pode solicitar revisão e retificação quando perceber algum equívoco ao receber o seu salário.
A partir do espelho de ponto é possível garantir a transparência da jornada de trabalho do funcionário e dos direitos associados a ela. Por exemplo, salário, folgas, horas extras e férias. Portanto, o documento pode ser usado com respaldo em processos jurídicos.
Quais são os cálculos do espelho de ponto?
Os cálculos do espelho de ponto das horas trabalhadas são feitos de forma automática. É com base nas informações contidas nele que a empresa calcula a jornada de trabalho mensal de cada trabalhador.
Para tanto, vale ressaltar que há uma tolerância de 10 minutos para mais ou para menos, conforme o Artigo 58 da CLT. Sendo assim, se o colaborador trabalhar 10 minutos a mais por dia, esse tempo não conta como hora extra. Somente o tempo que ultrapassa esse limite deve ser acrescido.
A regra também é usada para situações em que o funcionário atrasa 10 minutos ao dia. Esse período não caracteriza um atraso significativo, a ponto de ser descontado da sua folha de pagamento.
Em se tratando do cálculo das horas extras, basta somar 50% a mais do valor da hora de trabalho normal do profissional. Dessa forma, se a hora de trabalho de um colaborador é R$ 10, cada hora extra terá um valor de R$ 15.
Se o funcionário também trabalhar aos domingos e feriados, a empresa deve pagar 100% a mais. Isso quer dizer que o valor da hora vai dobrar, que no nosso exemplo seria de R$ 20.
No entanto, é preciso esclarecer que em vez de pagar horas extras, há empresas que optam por utilizar banco de horas. Nesse caso, as horas excedidas são revertidas em folgas para o trabalhador.
O espelho de ponto é imprescindível para as empresas que desejam manter a sua conformidade legal e gerir melhor a sua produtividade.
Em tempos em que o RH tem se modernizado, é fundamental otimizar o controle de ponto para assegurar o seu funcionamento em qualquer cenário. Principalmente por utilizar o recrutamento preditivo, se baseando em dados para encontrar o candidato ideal para organizações, e o anywhere office, que é uma modalidade de trabalho remoto.
Uma forma de se fazer isso é por meio do ponto eletrônico usado a partir de um relógio. Por meio dele, o trabalhador registra as suas entradas e saídas no trabalho por biometria. Outra opção ainda mais moderna é o ponto digital, que permite a marcação das horas trabalhadas e controle do espelho de ponto por aplicativo.
Fonte: Catho