Na última quarta-feira (10/11), por meio do Decreto nº 10.854/2021, o Governo Federal lançou o Programa Permanente de Consolidação, Simplificação e Desburocratização de Normas Trabalhistas Infralegais com o qual pretende-se unificar diversas normas trabalhistas em um mesmo diploma legal.
Dentre as normas revisadas, há importantes mudanças quanto ao registro eletrônico de ponto. Veja abaixo a parte da portaria que trata deste tema:
Seção IV
Da anotação da hora de entrada e de saída em registro manual, mecânico ou eletrônico
Art. 72. A anotação da hora de entrada e de saída em registro manual, mecânico ou eletrônico, de que trata o art. 74 Decreto-Lei nº 5.452, de 1943 – CLT, é regida por esta Seção.
Subseção I
Do controle de jornada eletrônico
Art. 73. Sistema de registro eletrônico de ponto é o conjunto de equipamentos e programas informatizados destinados à anotação da hora de entrada e de saída dos trabalhadores em registro eletrônico, de que trata o § 2º do art. 74 do Decreto-Lei nº 5.452, de 1943 – CLT.
Art. 74. O sistema de registro de ponto eletrônico deve registrar fielmente as marcações efetuadas, não sendo permitida qualquer ação que desvirtue os fins legais a que se destina, tais como:
I – restrições de horário à marcação do ponto;
II – marcação automática do ponto, utilizando-se horários predeterminados ou o horário contratual, não se confundindo com o registro por exceção previsto no art. 74, § 4º, do Decreto-Lei nº 5.452, de 1943 – CLT;
III – exigência, por parte do sistema, de autorização prévia para marcação de sobrejornada; e
IV – existência de qualquer dispositivo que permita a alteração dos dados registrados pelo empregado.
Art. 75. No caso de opção de anotação do horário de trabalho em registro eletrônico, é obrigatório o uso de um dos seguintes tipos de sistema de registro eletrônico de ponto:
I – sistema de registro eletrônico de ponto convencional: composto pelo registrador eletrônico de ponto convencional – REP-C e pelo Programa de Tratamento de Registro de Ponto;
II – sistema de registro eletrônico de ponto alternativo: composto pelo registrador eletrônico de ponto alternativo – REP-A e pelo Programa de Tratamento de Registro de Ponto;
III – sistema de registro eletrônico de ponto via programa: composto pelo registrador eletrônico de ponto via programa – REP-P, pelos coletores de marcações, pelo armazenamento de registro de ponto e pelo Programa de Tratamento de Registro de Ponto.
Parágrafo único. Coletores de marcações são equipamentos, dispositivos físicos ou programas (softwares) capazes de receber e transmitir para o REP-P as informações referentes às marcações de ponto.
Art. 76. O REP-C é o equipamento de automação monolítico, identificado pelo seu número de fabricação e cujo modelo possui certificado de conformidade especificado no art. 90, utilizado exclusivamente para o registro de jornada de trabalho e com capacidade para emitir documentos decorrentes da relação do trabalho e realizar controles de natureza fiscal trabalhista, referentes à entrada e à saída de empregados nos locais de trabalho.
§ 1º O REP-C deve estar sempre no local da prestação do serviço e disponível para pronta extração e impressão de dados pelo Auditor-Fiscal do Trabalho.
§ 2º O empregador que adquirir o REP-C não poderá aliená-lo para empresa que não pertença ao seu grupo econômico.
§ 3º O REP-C somente poderá conter empregados do mesmo empregador, excetuados os seguintes casos:
I – registro de jornada do trabalhador temporário regido pela Lei nº 6.019, de 3 de janeiro de 1974 no REP-C do tomador de serviços; e
II – empresas de um mesmo grupo econômico, nos termos do § 2º do art. 2º do Decreto-Lei nº 5.452, de 1943 – CLT, que podem determinar a consignação das marcações de ponto no mesmo REP-C dos seus empregados que compartilhem o mesmo local de trabalho ou que estejam trabalhando em outra empresa do mesmo grupo econômico.
§ 4º Ocorrendo alguma das situações mencionadas nos incisos I e II do § 3°, o Programa de Tratamento de Registro de Ponto deverá identificar o empregado e considerar as respectivas marcações para o controle de ponto da empresa empregadora.
Art. 77. O REP-A é o conjunto de equipamentos e programas de computador que tem sua utilização destinada ao registro da jornada de trabalho, autorizado por convenção ou acordo coletivo de trabalho.
§ 1º Para fins de fiscalização, o sistema de registro eletrônico de ponto que utilize REP-A deverá:
I – permitir a identificação de empregador e empregado; e
II – disponibilizar, no local da fiscalização ou de forma remota, a extração eletrônica ou impressão do registro fiel das marcações realizadas pelo empregado.
§ 2º O REP-A somente poderá ser utilizado durante a vigência da convenção ou acordo coletivo de trabalho autorizador, sendo vedada a ultratividade conforme o § 3º do art. 614 do Decreto-Lei nº 5.452, de 1943 – CLT.
Art. 78. O REP-P é o programa (software) executado em servidor dedicado ou em ambiente de nuvem com certificado de registro nos termos do art. 91, utilizado exclusivamente para o registro de jornada e com capacidade para emitir documentos decorrentes da relação do trabalho e realizar controles de natureza fiscal trabalhista, referentes à entrada e à saída de empregados nos locais de trabalho.
Art. 79. O REP-C e o REP-P, definidos no art. 76 e no art. 78, devem emitir ou disponibilizar acesso ao comprovante de registro de ponto do trabalhador, que tem como objetivo comprovar o registro de marcação realizada pelo empregado, contendo no mínimo as seguintes informações:
I – cabeçalho contendo o título “Comprovante de Registro de Ponto do Trabalhador”;
II – Número Sequencial de Registro – NSR;
III – identificação do empregador contendo nome, CNPJ/CPF e CEI/CAEPF/CNO, caso exista;
IV – local da prestação do serviço ou endereço do estabelecimento ao qual o empregado esteja vinculado, quando exercer atividade externa ou em instalações de terceiros;
V – identificação do trabalhador contendo nome e CPF;
VI – data e horário do respectivo registro;
VII – modelo e número de fabricação, no caso de REP-C, ou número de registro no Instituto Nacional da Propriedade Industrial, no caso de REP-P;
VIII – código hash (SHA-256) da marcação, exclusivamente para o REP-P; e
IX – assinatura eletrônica contemplando todos os dados descritos nos incisos I a VIII, no caso de comprovante impresso.
Art. 80. O comprovante de registro de ponto do trabalhador pode ter o formato impresso ou de arquivo eletrônico.
Parágrafo único. Caso o comprovante de registro de ponto do trabalhador tenha o formato eletrônico:
I – o arquivo deve ter o formato Portable Document Format – PDF e ser assinado eletronicamente conforme art. 87 e art. 88;
II – ao trabalhador deve ser disponibilizado, por meio de sistema eletrônico, acesso ao comprovante após cada marcação, independentemente de prévia solicitação e autorização; e
III – o empregador deve possibilitar a extração, pelo empregado, dos comprovantes de registro de ponto das marcações realizadas, no mínimo, nas últimas quarenta e oito horas.
Art. 81. Todos os tipos de sistema de registro eletrônico de ponto devem gerar o Arquivo Fonte de Dados, conforme Anexo V.
§ 1º No caso de REP-C, o Arquivo Fonte de Dados deve ser gravado em dispositivo externo de memória, por meio de porta de saída padrão USB externa, denominada Porta Fiscal, de uso exclusivo pelo Auditor-Fiscal do Trabalho.
§ 2º No caso de REP-A e REP-P, o Arquivo Fonte de Dados deve ser prontamente gerado e entregue, quando solicitado pelo Auditor-Fiscal do Trabalho.
Art. 82. O programa de tratamento de registro de ponto é o conjunto de rotinas informatizadas que tem por função tratar os dados relativos à marcação dos horários de entrada e saída contidas no Arquivo Fonte de Dados, gerando o relatório Espelho de Ponto Eletrônico e o Arquivo Eletrônico de Jornada.
Parágrafo único. A função de tratamento dos dados se limitará a acrescentar informações para complementar eventuais omissões no registro de ponto, inclusive ausências e movimentações do banco de horas, ou indicar marcações indevidas.
Art. 83. O programa de tratamento de registro de ponto, independentemente do sistema de registro eletrônico de ponto utilizado, deve gerar o Arquivo Eletrônico de Jornada, conforme Anexo VI, e o relatório Espelho de Ponto Eletrônico, conforme art. 84.
Parágrafo único. No caso de programa de tratamento de registro de ponto que utilize REP-A, o arquivo eletrônico e o relatório especificados no caput somente serão exigidos para os acordos e convenções coletivas de trabalho firmados após a entrada em vigência desta Seção.
Art. 84. O relatório Espelho de Ponto Eletrônico gerado pelo programa de tratamento de registro de ponto deve conter, no mínimo, as seguintes informações:
I – identificação do empregador contendo nome, CNPJ/CPF e CEI/CAEPF/CNO, caso exista;
II – identificação do trabalhador contendo nome, CPF, data de admissão e cargo/função;
III – data de emissão e período do relatório Espelho de Ponto Eletrônico;
IV – horário e jornada contratual do empregado;
V – marcações efetuadas no REP e marcações tratadas (incluídas, desconsideradas e pré-assinaladas) no Programa de Tratamento de Registro de Ponto; e
VI – duração das jornadas realizadas (considerando o horário noturno reduzido, se for o caso).
Parágrafo único. O trabalhador deverá ter acesso às informações constantes do relatório Espelho de Ponto Eletrônico por meio de sistema informatizado, mensalmente de forma eletrônica ou impressa ou em prazo inferior, a critério da empresa.
Art. 85. O empregador deverá disponibilizar os arquivos eletrônicos gerados e relatórios emitidos pelo programa de tratamento de registro de ponto ao Auditor-Fiscal do Trabalho, quando solicitados, no prazo mínimo de dois dias, a critério deste.
Art. 86. A assinatura eletrônica será utilizada como meio de comprovação da autoria e integridade de documentos eletrônicos gerados pelo sistema de registro eletrônico de ponto e pelo programa de tratamento de registro de ponto, nos termos do art. 10 da Medida Provisória nº 2.200-2, de 24 de agosto de 2001.
Parágrafo único. A assinatura eletrônica, do fabricante ou do desenvolvedor, deve ser atribuída às saídas geradas:
I – pelo REP: Arquivo Fonte de Dados, Comprovante de Registro de Ponto do Trabalhador e, no caso do REP-C, Relação Instantânea de Marcações; e
II – pelo Programa de Tratamento de Registro de Ponto: Arquivo Eletrônico de Jornada.
Art. 87. As assinaturas eletrônicas geradas pelo REP-C devem seguir as disposições dos Requisitos de Avaliação da Conformidade para registrador eletrônico de ponto publicados pelo Instituto Nacional de Metrologia, Qualidade e Tecnologia – INMETRO.
Art. 88. As assinaturas eletrônicas geradas pelo REP-A, REP-P e programa de tratamento de registro de ponto devem utilizar certificados digitais válidos e emitidos por autoridade certificadora integrante da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil, constituindo-se em assinaturas eletrônicas qualificadas, nos termos da Lei nº 14.063, de 23 de setembro de 2020.
Art. 89. Os fabricantes ou desenvolvedores de sistema de registro de ponto e de programa de tratamento de registro de ponto deverão fornecer à empresa usuária do seu equipamento ou programa o documento denominado Atestado Técnico e Termo de Responsabilidade, assinado pelo responsável técnico pelo equipamento ou programa e pelo responsável legal da empresa fabricante ou desenvolvedora, afirmando expressamente que seu equipamento ou programa atende às determinações desta Seção.
§ 1º O Atestado Técnico e Termo de Responsabilidade deve ser emitido conforme modelo especificado no Anexo VII.
§ 2º O Atestado Técnico e Termo de Responsabilidade deve ser emitido na forma de documento eletrônico, nos termos do art. 10 da Medida Provisória nº 2.200-2, de 2001, e possuir assinatura eletrônica qualificada, nos termos do inciso III do art. 4° da Lei nº 14.063, de 2020, pertencente exclusivamente à pessoa física.
§ 3º O arquivo eletrônico que contém o Atestado Técnico e Termo de Responsabilidade deve ter o formato Portable Document Format – PDF, e o empregador deverá mantê-lo para apresentação à Inspeção do Trabalho.
§ 4º O empregador somente poderá utilizar o sistema de registro de ponto e de programa de tratamento de registro de ponto se possuir o Atestado Técnico e Termo de Responsabilidade emitido pelos fabricantes ou desenvolvedores dos equipamentos ou programas.
§ 5º O Atestado Técnico e Termo de Responsabilidade referente ao REP-C deve conter o nome do algoritmo de hash, a chave pública e o nome do algoritmo de criptografia assimétrica utilizados na assinatura eletrônica definida no art. 87.
Art. 90. O REP-C deve ser submetido à análise de conformidade, seguindo os Requisitos de Avaliação da Conformidade para registrador eletrônico de ponto publicados pelo INMETRO, com emissão de certificado de conformidade atestando o atendimento ao art. 76 e aos requisitos elencados no Anexo VIII.
Parágrafo único. Qualquer alteração no REP-C certificado, inclusive nos programas residentes, ensejará novo processo de certificação e registro.
Art. 91. O REP-P deve possuir certificado de registro de programa de computador no Instituto Nacional da Propriedade Industrial, atender ao art. 78 e aos requisitos elencados no Anexo IX.
Art. 92. Os fabricantes de REP-C deverão se cadastrar junto ao Ministério do Trabalho e Previdência e solicitar o registro de cada um dos modelos que produzirem.
Parágrafo único. Para o registro de modelo de REP-C, o fabricante deverá apresentar o certificado de conformidade previsto no art. 90 e o Atestado Técnico e Termo de Responsabilidade previsto no art. 89.
Subseção II
Do controle de jornada manual ou mecânico
Art. 93. O registro manual deve espelhar a real jornada praticada pelo trabalhador, vedada a mera assinalação do horário contratual, salvo a possibilidade de pré-assinalação do período de repouso, autorizada pelo art. 74, § 2º, do Decreto-Lei nº 5.452, de 1943 – CLT.
PORTARIA
Parágrafo único. É permitida a utilização de registro de ponto manual por exceção à jornada regular de trabalho, mediante acordo individual escrito, convenção coletiva ou acordo coletivo de trabalho.
Art. 94. O registro mecânico deve espelhar a real jornada praticada pelo trabalhador, registrada por processo mecânico que consigne as marcações de ponto de forma impressa e indelével, em cartão individual, sendo permitida a pré-assinalação do período de repouso.
Parágrafo único. É permitida a utilização de registro de ponto mecânico por exceção à jornada regular de trabalho, mediante acordo individual escrito, convenção coletiva ou acordo coletivo de trabalho.
Art. 95. Quando a empresa adotar registro de ponto manual ou mecânico e a jornada de trabalho for executada integralmente fora do estabelecimento do empregador, o horário de trabalho constará de ficha ou papeleta, que ficará em poder do empregado, devendo ser restituída ao empregador após o término do período de apuração do ponto.
Subseção III
Das disposições transitórias
Art. 96. Os modelos de registradores eletrônicos de ponto já certificados na vigência da Portaria MTE nº 1.510, de 21 de agosto de 2009, poderão continuar a ser fabricados, bem como utilizados pelos empregadores.
§ 1º Os registradores eletrônicos de ponto especificados no caput podem continuar a gerar o Arquivo Fonte de Dados em conformidade com o leiaute especificado à época de sua certificação.
§ 2º Com relação à geração do arquivo mencionado no § 1º, o preenchimento do campo de doze caracteres reservado ao Programa de Integração Social – PIS para inclusão de empregados nos registradores eletrônicos de ponto certificados nos termos da Portaria MTE nº 1.510, de 2009, deve ser preenchido da seguinte forma:
I – empregados que possuem PIS: colocar “0” na primeira posição do campo e o PIS completo nas próximas onze posições;
II – empregados que não possuem PIS e o REP não faz validação do PIS: colocar “9” na primeira posição e o CPF completo nas próximas onze posições; e
III – empregados que não possuem PIS e o REP faz validação do PIS: colocar “8” na primeira posição, os dez primeiros dígitos do CPF nas posições seguintes e na última posição, o dígito verificador do PIS considerando os dez primeiros dígitos do CPF.
Art. 97. Os desenvolvedores de programa de tratamento de registro de ponto e usuários terão o prazo de um ano, a partir da data de publicação desta Seção, para se adequarem às exigências do art. 83.
Subseção IV
Das disposições finais
Art. 98. Comprovada a adulteração de horários marcados pelo trabalhador ou a existência de dispositivos, programas ou sub-rotinas que permitam a adulteração dos reais dados do controle de jornada ou parametrizações e bloqueios na marcação, o Auditor-Fiscal do Trabalho deverá apreender documentos e equipamentos, copiar programas e dados que julgar necessários para comprovação do ilícito.
Art. 99. Equipara-se ao fabricante ou desenvolvedor nacional, para efeitos desta Seção, o importador que legalmente introduzir no Brasil qualquer um dos tipos de sistema de registro eletrônico de ponto definidos nesta Seção.
Parágrafo único. O manual do usuário, o Atestado Técnico e Termo de Responsabilidade, a documentação técnica e as informações constantes no sistema de registro eletrônico de ponto importado devem ser redigidos em língua portuguesa.
Art. 100. O empregador deve fornecer os dados constantes em sistemas eletrônicos admitidos pela legislação que possibilitem a aferição da jornada de trabalho dos empregados, a exemplo dos sistemas de rastreamento via satélite, quando solicitados pelo Auditor-Fiscal do Trabalho.
Art. 101. O empregador e as empresas envolvidas no tratamento dos dados devem observar as disposições da Lei nº 13.709, de 14 agosto de 2018 – Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais.
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Art. 401. Esta Portaria entra em vigor:
I – quanto à Seção IV do Capítulo V e ao Capítulo XVIII, em 10 de fevereiro de 2022;
II – quanto aos demais dispositivos, em 10 de dezembro de 2021.