A pandemia de COVID-19 trouxe diversas transformações para a sociedade, dentre uma delas o que mais se destaca é o time híbrido, que une o formato home office ao presencial.
No começo da pandemia, muita gente achou que o período de quarentena seria curto, podendo durar algo em torno de 1 mês, mas a realidade infelizmente foi muito pior, ficamos confinados em nossas casa por quase 2 anos.
Com isso as empresas precisaram adaptar o seu modelo de trabalho, para a segurança de todos os funcionários e para que a sociedade pudesse continuar a usar todos os recursos necessários para a sobrevivência.
Como uma empresa que presta consultoria segurança contra incêndio, ela não pode parar os seus serviços, e como manter os negócios funcionando se todos precisam ficar em casa para a saúde e controle de uma pandemia?
É a partir dessa realidade que surge o trabalho no formato home office, que nada mais é que um trabalho remoto e posteriormente, com as flexibilizações, o trabalho de forma híbrida. Isso tudo só se tornou possível graças à tecnologia.
Aliás a tecnologia foi uma grande aliada nos momentos de confinamento, pois foi com ela que de qualquer lugar uma equipe conseguia se comunicar e se manter trabalhando em meio ao caos que o mundo estava vivendo.
O que é time híbrido?
Como o próprio nome sugere, é o hibridismo entre o trabalho home office e o presencial, sendo assim uma parte da equipe trabalha de forma remota em casa e a outra no escritório físico da empresa.
Essa modalidade também integra um terceiro grupo, que alterna entre as duas categorias, trabalha em casa e geralmente de uma a duas vezes na semana vai ao escritório trabalhar.
Aliás, essa foi uma das alternativas usadas para diminuir os escritórios e tornar o ambiente mais seguro para todos, afinal, por mais que os casos de COVID-19 tenham baixado, muito em decorrência da cobertura vacinal, ainda não foi completamente extinta da sociedade.
Por isso é importante pensar na segurança de todos, por exemplo, de uma empresa de gerenciamento de obras arquitetura, que não tem a necessidade de ter toda a equipe no escritório todos os dias, os projetos podem ser feitos em casa.
Desafios ao gerir o trabalho híbrido
Como essa popularização do formato híbrido é recente, muitas empresas não faziam ideia de como funcionava esse tipo de trabalho, e com isso tiveram que adaptar os seus negócios, sejam empresas de construção de casas sustentáveis até um call center.
Nenhum negócio saiu o mesmo depois do ano de 2020, afinal se adaptar é extremamente necessário para que a empresa se mantenha firme no mercado, mas isso não quer dizer que os processos não são desafiadores.
Pois mesmo com os sistemas tecnológicos e as inovadoras estratégias para otimizar a gestão de pessoas nas empresas, gerir uma equipe nesse formato híbrido é uma novidade cheia de desafios. Acompanhe a seguir alguns deles.
Mudança organizacional
Quando a pandemia começou, veio junto um desespero gerado de que todos deveriam ficar em casa para o controle da doença.
As empresas acabaram mandando seus funcionários para trabalhar em casa, sem ao menos disponibilizar ou pensar nas estruturas para que fosse feito um bom trabalho.
Aos poucos as empresas foram entendendo como funcionava o home office, com isso disponibilizando os recursos necessários e equipamentos para seus colaboradores para que o serviço pudesse cada vez mais otimizado.
Por exemplo, uma empresa de armário inox para laboratório, essencial para o segmento da pesquisa, que nessa época foi fundamental para controlar o avanço da doença, conseguiu adaptar o seu trabalho e otimizar seus recursos.
Com isso ela também pôde suprir a necessidade do mercado e fazer com que seus funcionários mantivessem a produtividade mesmo em suas casas.
Mas gerenciar um time híbrido é desafiador devido a todas as suas mudanças na cultura organizacional, até hoje muitos negócios não conseguiram se adaptar bem a esse modelo devido a muitos fatores.
Um exemplo, uma empresa de projeto de cabeamento estruturado de redes precisa que seus funcionários tenham uma boa estrutura de trabalho, equipamentos bons, uma internet veloz para assim conseguir realizar as suas funções a distância.
Um ponto a se pensar é a falta de visibilidade de alguns empreendedores para conseguir compreender que todas as equipes merecem a mesma importância, seja a equipe que está trabalhando em casa ou no escritório, ambas são extremamente importantes.
Manter a integração da equipe
Se o processo tradicional na organização dos funcionários já exige um grande esforço e investimentos de tempo e energia do RH, com o time híbrido essa responsabilidade aumenta muito mais.
Afinal, são diversas equipes fazendo uma rotação entre o presencial e o online.
Adaptação do trabalho híbrido
O home office pode ser o paraíso para alguns, mas o pesadelo de outros, por isso o que muitas empresas têm feito para melhorar essa dificuldade é perguntar ao funcionário de que maneira ele deseja trabalhar.
Por se tratar de uma grande novidade, você pode assustar no começo, por isso tente implementar esse formato aos poucos, para que os funcionários entendam esse processo e também devido a necessidade de investimento em equipamentos e recursos.
Como gerir de forma eficaz um time híbrido?
Como os principais desafios para o gerenciamento de um time híbrido já foi apresentado, entenda como algumas práticas podem ajudar com que a gestão seja menos complexa e muito mais eficiente para sua empresa.
Torne as informações acessíveis
Como uma parte da equipe vai prestar o serviço em casa e nem sempre vai conseguir pedir ajuda para os gestores, é fundamental que a comunicação seja a mais clara e funcional possível para dessa forma evitar:
- Ruídos de comunicação;
- Falhas humanas;
- Divergência de dados;
- Falhas na delegação de tarefas.
Por isso todas as informações relevantes ao ambiente de trabalho e obrigações de cada funcionário precisam estar alinhadas com toda a equipe.
Crie formatos e guias para os documentos, processos e ferramentas necessárias, e deixe à disposição de todo o time, de uma forma que seja de fácil acesso para qualquer lugar ou horário do funcionário.
Exemplo, em uma empresa de instalação eletrica, os funcionários que trabalham na rua possuem um horário um pouco divergente ao se levar em conta que alguns clientes têm horários específicos.
Se ele não tiver todas as informações que precisa, não vai conseguir executar o trabalho, pois até encontrar alguém do escritório pode acabar perdendo um cliente, por isso todos os processos precisam estar claros para todos.
Utilize boas ferramentas para a comunicação
É essencial uma boa comunicação em ambas as equipes, tanto as que estão nos escritórios como as que trabalham no serviço remoto, criando ferramentas e mecanismos para auxiliar nessa comunicação.
Para o trabalho online existem muitas ferramentas que ajudam o contato entre os funcionários da equipe, como os aplicativos de mensagem instantânea, videoconferência e dashboard, onde é possível acompanhar o desempenho e evolução das tarefas.
Enfim existem diversas ferramentas para manter a equipe cada vez mais unida e alinhada mesmo distante.
Já no caso do time que trabalha de maneira presencial, é fundamental melhorar a comunicação interna, ao se levar em consideração que eles precisam estar mais alinhados ainda, pois muitas vezes terão que lidar com as equipes remotas.
Algumas empresas têm usado o recurso de realizar encontros diários rápidos para alinhar algumas coisas do dia a dia, semanais ou quinzenais, para planejar as tarefas, atualizando os objetivos, levantando os pontos importantes.
Isso mostra os acertos e erros da equipe e do funcionário com feedbacks e analisando os resultados. É uma excelente forma de manter todos engajados no trabalho, e acima de tudo uma equipe produtiva, a comunicação é a alma de uma empresa.
Por exemplo, numa empresa de capachos onde as equipes do home office e do presencial não se encontram pessoalmente, otimizar essas ferramentas de comunicação é fundamental para a harmonia do trabalho.
Ofereça treinamentos
Ao gerenciar uma equipe híbrida, é fundamental que as expectativas tanto de performance como as estruturas de relatórios, fluxo de trabalho, cronogramas e como já dito a comunicação, esteja clara para todos de uma forma objetiva.
Isso evita os ruídos de comunicação e consequentemente o desempenho da empresa.
Por isso é necessário investir na capacitação e em treinamentos, só assim os seus colaboradores vão adquirir todas as habilidades necessárias para utilizar as ferramentas necessárias no ambiente de trabalho.
Os líderes devem sempre estar atualizados de informações para conseguir identificar o desempenho de ambas as equipes para entender o processo do time como um todo, independentemente de horário e local de trabalho.
Pode parecer uma tarefa muito difícil, mas aos poucos as empresas e os funcionários conseguem se adaptar a esse modelo de trabalho cada vez mais popular no mundo todo.
Seguindo uma rotina e organizando as tarefas, equipes, ferramentas e mantendo sempre a comunicação no dia a dia, todo esse desafio se torna muito mais simples e fácil, seja numa industria de climatizadores evaporativos ou um museu.
Por isso, conte sempre com a tecnologia e ofereça todo suporte e treinamento necessário para todos os profissionais, só assim sua empresa vai conseguir se manter nesse formato e ganhar potência no mercado.
Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.