Um dos principais objetivos de boa parte das empresas é ter um controle em relação às suas ações e principalmente através dos seus gastos, diante desse cenário a política de gastos é algo fundamental e deve estar sempre bem estabelecida.
A política de gastos tem um papel fundamental diante das empresas que contam com equipes externas, projetos, representantes comerciais e até mesmo com colaboradores que realizam viagens corporativas.
Através dessa política as empresas contam com regras que regulamentam as despesas criadas por colaboradores que deverão ser pagas ou reembolsadas pela empresa, fazendo com que assim se tenha um auxílio no controle dos gastos.
Essa política é fundamental ao se tratar de uma empresa de auditoria contábil ou até mesmo uma empresa de tecnologia multinacional, pois ela auxilia a gestão e organização da área financeira, evitando desperdícios de dinheiro, fraudes e problemas contábeis.
Por isso, para que os colaboradores tenham segurança diante das despesas em nome da empresa, além dos valores que serão pagos e aquilo que não é permitido, estabelecer a política de gastos é algo necessário e que tende a fazer toda a diferença.
Afinal de contas, as empresas que não acabam estabelecendo uma política de gastos em muitos casos elas realizam uma série de desperdícios e até mesmo se encontram em situações delicadas diante das suas finanças.
Sendo assim, ao pensar no momento em que vivemos onde os gastos devem ser cada vez mais redigidos, estabelecer a política de gastos é essencial e tende a fazer toda a diferença ao se tratar da economia e das despesas da empresa.
Pensando nisso, hoje iremos falar justamente sobre a política de gastos, evidenciando a sua importância para os negócios e principalmente algumas dicas de montar a política de gastos em sua empresa e contar com benefícios incríveis. Vamos lá!
Importância da política de gastos
Por mais que muitos acabam pensando que a política de gastos é só mais um detalhe em relação à organização da empresa e não tende a ter reflexos favoráveis, saiba que esse recurso é determinante e tende a fazer toda a diferença ao ser bem estruturado.
As estratégias da política de gastos são importantíssimas para gerar benefícios, os quais tendem a ser determinantes para a gestão de pessoas em sua empresa e até mesmo para que seu negócio se torne mais competitivo em relação ao mercado.
Logo, ao contar com uma política de gastos bem estabelecida diante da sua empresa de equipamentos de informática, se tem reflexos positivos desde uma melhora no posicionamento da marca até mesmo um diferencial na atração de talentos.
Além do mais, ao aplicar e estabelecer uma boa política de gastos alguns outros benefícios tendem a ser notados, sendo eles:
- Definição da cultura da empresa;
- Manutenção da confiança dos funcionários na empresa;
- Aumento da eficiência nos processos de gastos;
- Gerenciamento das despesas;
- Redução de fraudes;
- Processo mais simples e seguro.
Por isso, fica claro que a política de gastos tende a ser determinante para que sua empresa estabeleça um controle em relação às suas finanças e um cenário totalmente positivo ao se tratar dos investimentos e organização estabelecida.
Como elaborar a política de gastos?
Diante dos benefícios e do cenário em que a política de gastos tende a gerar, uma das ações mais comuns é buscar formas de estabelecer esse recurso e garantir à sua empresa muito mais assertividade e precisão em relação aos seus gastos.
Pensando nisso, para te auxiliar, preparamos um passo a passo de como elaborar a política de gasto em sua empresa, gerando um diferencial e muito mais precisão diante das finanças do seu negócio.
Liste despesas que serão reembolsáveis e as que não serão permitidas
Com o crescimento das empresas e uma busca pela otimização dos processos, estruturar bem as despesas que serão reembolsadas tende a fazer toda a diferença e gerar aos colaboradores algumas regras a serem seguidas.
Ao listar os gastos que podem ser realizados, definindo como possível o gasto com um jantar ou até mesmo com um curso nr 35 e os valores, os colaboradores têm em mente aquilo que é permitido em relação ao que está sendo feito.
Logo, algo comum e que pode acabar funcionando em sua empresa é realizar a separação das despesas de acordo com o cargo dos funcionários, deixando bem claro para cada um em sua empresa aquilo que pode e não pode ser realizado.
Algumas despesas que geralmente são comuns e reembolsáveis são:
- Alimentação como café da manhã, almoço e jantar;
- Hospedagem;
- Lavanderia;
- Passagens aéreas;
- Aplicativos de transporte;
- Estacionamento.
Além do mais, algo que tende a ajudar e muito diante dos limites em relação a cada ponto é estabelecer os valores e deixar bem claro para os colaboradores quanto eles podem acabar gastando diante de cada momento.
Alguns gastos que geralmente não são inclusos e que podem acabar se repetindo em sua empresa que realiza instalações de telecomunicações, são os gastos com bebidas alcoólicas, balas e doces.
Defina o processo de gastos e reembolsos
O próximo passo diante da montagem da política de gastos é definir como será realizado o processo de prestação de contas, visando otimizar ao máximo as ações e a organização ao se tratar desse ponto.
Algo a ser considerado por sua empresa em relação a esse processo e que se mostra até mesmo atual, é utilizar de aplicativos onde os colaboradores podem lançar os seus gastos diante de cada viagem, reunião e jantar realizado.
Neste momento é importante que o seu negócio reforce as informações necessárias para a avaliação que será feita como data, valores, os projetos e até mesmo se serão consideradas as despesas sem comprovante fiscal.
Logo, ao realizar um registro de um jantar ou até mesmo da contratação de uma mão de obra terceirizada sua empresa tende a manter um controle, evitando fraudes e sempre mantendo o máximo de organização nesse processo.
Por isso, realizar a definição dos gastos e reembolso tende a dar um norte aos seus colaboradores, fazendo com que tudo fique bem claro e todos saibam como a empresa mantém a sua organização e controle diante de cada momento.
Determine como será a avaliação na política de despesas
Essa etapa é importantíssima pois através dela as empresas controlam possíveis desperdícios de dinheiro, conseguindo mensurar pequenos desvios e fraudes, mantendo uma segurança e o máximo de controle.
Por mais que as fraudes e desvios sejam algo que as empresas não esperam dos seus colaboradores, é fundamental estar atento a esses riscos pois eles podem acontecer.
Além do mais, diante desse ponto é essencial que a sua empresa que trabalha por exemplo, com antecipação de recebíveis factoring, oriente a todos como será o fluxo de aprovações e se haverá aprovação dos gestores ou apenas das equipes financeiras.
Nesse ponto é essencial também colocar em evidência o prazo para aprovação caso houver, qual prazo para prestação de contas e tudo que tende a envolver a avaliação das despesas que foram realizadas.
Informe como serão tratados os casos não aceitos
Boa parte dos colaboradores têm em mente esse processo imaginando os gastos com etiquetas adesivas personalizadas ou até mesmo aqueles que já são padrões, entretanto se tem muitas dúvidas em relação aos gastos que não são aceitos.
Logo, para as despesas que não serão aceitas para o reembolso, é necessário que haja um procedimento, onde a sua empresa informe primeiramente quais serão as situações de reprovação e como o usuário será notificado.
Um exemplo, dessa situação é realizar um comunicado onde a empresa informa a todos que os gastos com bebida alcoólica ou com comprovante ilegíveis não serão considerados, deixando claro essa questão na mente de cada colaborador.
Assim, além da sua empresa manter um controle em relação aos gastos, também se estipula algumas formas dos colaboradores se manterem atentos, evitando ao máximo realizar os gastos que não são aceitos.
Comunique e acompanhe sua política de despesas
Com a política criada e validada chegou o momento de avisar a todos os colaboradores, fazendo com que através disso se incentive as equipes em sua empresa a dar sugestões e realizar feedbacks das ações impostas.
Além do mais, ao fazer com que os colaboradores se sintam parte dessa política ao estar buscando por serviços de contabilidade preços eles tendem a realizar uma avaliação dos gastos e sempre optar por economizar diante da sua escolha.
Vale ressaltar que o comunicado das políticas de gastos em sua empresa deve estar em um local visto por todos, fazendo com todos se adequem às questões e ações destacadas diante desse documento.
Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.