Os documentos de uma empresa fazem parte de algo extremamente importante para qualquer negócio, seja qual for o seu segmento ou tamanho, isso porque lidamos com algo que vai além apenas de contar com bons profissionais.
A organização dos documentos é uma tarefa que requer o auxílio de forças externas, independentemente da forma como a empresa deseja armazenar esses documentos, que variam entre os mais diversos e importantes, como:
- Contratos;
- Certificações;
- Boletos;
- Notas fiscais;
- Autorizações;
- Recibos;
- Atas.
Cada um desses e muitos outros tipos de documentos são extremamente importantes para uma empresa, e na correria que a rotina é, muitos ficam em dúvida sobre como e onde armazenar esses documentos da melhor maneira possível.
Nos dias de hoje, muitos ficam em dúvida entre a ação de guardar documentos físicos ou digitalizá-los e guardá-los dentro de pastas, sistemas ou ferramentas on-lines que foram criadas justamente para essa função.
Com o avanço da tecnologia e a chegada de inovações como a empresa de sinalização vertical e os sistemas de armazenamento de documentos digitais, diversos processos internos das empresas mudaram completamente.
Tendo em vista o quão importante é manter os documentos de uma empresa bem seguros e ao mesmo tempo de fácil acesso para quando for necessário verificá-los, muitos empreendedores se veem divididos entre essas duas escolhas.
Pensando nisso, hoje iremos a fundo nessas duas opções, fazendo com que você entenda os prós e os contras de cada uma delas, assim como as dicas essenciais para cada tipo de armazenamento de documentos e qual o melhor para o seu tipo de empresa.
Prós e contra de arquivos físicos
Para começo de conversa, não há nada melhor do que fazer um equilíbrio entre opções vigentes antes de tomar uma decisão, não é mesmo? Sendo assim, confira abaixo os prós e os contras de guardar os seus documentos físicos na empresa:
Prós
Assim como um serviço de gestão de redes sociais para empresas, você também pode contar com um serviço de gestão de documentos, que te ajuda a organizá-los da maneira correta e evitar que eles se percam com o passar do tempo.
Ter os documentos físicos guardados na empresa é ótimo para quando você precisa comprovar algo de imediato, já que muitas vezes o documento online ainda não é aceito em alguns casos, então nada melhor do que ter o documento físico em mãos.
Além disso, você evita as chances de perdê-lo, pois muitas vezes ter o documento digitalizado pode facilitar a perda ou roubo dele, o que dificilmente acontece com um documento físico quando é bem guardado.
Contras
Partindo para os contras, afinal todos eles possuem os seus, os documentos físicos tendem a se desgastar mais rápido, aumentando as chances de que você perca a utilidade dele com o passar do tempo e os efeitos que podem causar no papel.
Assim como as empresas contam com uma boa locação de gerador trifásico para prevenir o local da falta de energia, é importante contar com espaços que também protejam os seus documentos de possíveis roubos, que podem acontecer a qualquer momento.
E é claro que os documentos físicos, quando guardados nas empresas, tendem a ocupar mais espaço e gerar mais sujeira, o que traz ainda mais trabalho na hora de limpar, ocupa um grande espaço desnecessário e ainda gera mais sujeira para o meio ambiente.
Prós e contras de arquivos digitalizados
Agora que você conhece um pouco sobre os prós e contras de se guardar documentos físicos, chegou o momento de conferir os prós e os contras da ação de digitalizar esses documentos online. Confira:
Prós
O primeiro ponto positivo é a economia de espaço e tempo que você terá, visto que todos os documentos ficam salvos dentro de um computador e para encontrar algum em específico basta procurar pela barra de pesquisa que você o encontra em segundos.
Sem contar que é possível ter mais controle sobre todos eles e saber quais estão em dia ou não, é assim que uma empresa de manutenção e recarga de extintores, por exemplo, consegue manter todos os seus contratos vigentes e atrair cada vez mais clientes.
Além disso, eles permitem mais segurança para os documentos, visto que é possível bloquear sistemas, ferramentas e planilhas com senhas e usuários de acesso que permitam a entrada apenas de pessoas autorizadas nos espaços onde os documentos estão.
Contras
Já os contras da digitalização de documentos estão, por incrível que pareça, também na segurança deles, pois ele também pode colocá-la em risco, tendo em vista o grande número de invasões que empresas sofrem em seus sistemas.
Sem contar que fica ainda mais fácil para os criminosos cibernéticos clonarem informações importantes da sua empresa, colocando tanto o seu negócio quanto os dados dos seus clientes em risco ao pararem nas mãos das pessoas erradas.
Assim como uma empresa de usinagem de peças conta com protetores para suas produções, é válido também contar com protetores para os seus computadores, o que impede a invasão de criminosos que tentam roubar esses dados.
Dicas para quem deseja guardar
Agora que você também já conhece os prós e os contras da digitalização e do armazenamento físico de documentos em uma empresa, chegou a hora de conferir algumas dicas que podem te ajudar caso tenha optado pela guarda física deles. Confira:
Escolha um lugar seguro
A primeira delas é a escolha do lugar, que precisa ser um espaço seguro, onde você sabe que não será todos da empresa que conseguirão acessar, afinal de contas, não há como saber se todos que tiverem contato com esses documentos são pessoas de boa índole.
Além de contar com um espaço seguro, também é importante que ele seja fresco e arejado, pois isso evita a disseminação de sujeira e fungos que podem acabar provocando mofo e mau odor, o que deixa o espaço fedido e acaba destruindo os documentos.
Mantenha eles separados
Outra dica muito importante é saber separar bem os documentos, ou seja, deixar em uma caixa todos os contratos da empresa prestadora de serviços de segurança do trabalho e em outra caixa apenas as notas fiscais desses serviços.
Isso irá ajudar no momento em que você for precisar encontrar algum documento, pois assim, não irá vasculhar todos os papéis a procura de um específico, pois você saberá exatamente onde ele está.
Limpe de tempos em tempos
E é claro que a higiene é um ponto crucial nesse processo, sendo assim, jamais deixe de limpar o espaço onde guarda os seus documentos de tempos em tempos, pois isso irá te ajudar a deixá-lo pronto para receber novos documentos.
Com isso você evitará mau odor, fungos e bactérias que podem acabar com os documentos e com o espaço todo, fazendo com que eles se mantenham seguros e protegidos por muito tempo.
Dicas para quem deseja digitalizar
Da mesma forma que selecionamos dicas para cuidar dos documentos que são guardados fisicamente, selecionamos algumas para quem optou digitalizar os documentos de sua empresa de exportação de máquinas agrícolas, ou seja qual for o segmento. Confira:
Se atente à segurança
A primeira delas obviamente é o cuidado para com a segurança desses documentos, pois como bem vimos anteriormente, os criminosos cibernéticos estão atentos para roubar diversos tipos de documentos de empresas.
Por isso, vale a pena contratar um profissional de TI ou até mesmo um sistema antivírus que traga mais proteção para os computadores da empresa, e com isso você evita maiores problemas lá na frente.
Use a tecnologia a seu favor
Vivemos em uma era onde a tecnologia avançou de forma surpreendente, por isso você pode e deve usá-la ao seu favor quando decidir digitalizar os documentos da sua empresa, procurando por softwares e ferramentas específicas para essas funções.
Assim como uma empresa que trabalha com energia solar fotovoltaica para indústria possui sistemas específicos para diversas funções na empresa, você também pode obter os que são focados no armazenamento e tratamentos desses documentos.
Mantenha o acesso restrito
Para finalizar, aproveite os sistemas que existem para deixar o acesso a esses documentos restritos apenas aos profissionais que realmente precisam verificá-los de tempos em tempos ou que precisam usá-los para o seu trabalho.
Com isso você evita que diversas pessoas tenham acesso aos documentos e acabem gerando algum problema que coloque todos em risco. Com dicas simples como essas você conseguirá cuidar muito bem de seus documentos, sejam eles guardados ou digitalizados.
Considerações finais
Para escolher o melhor para a sua empresa, basta entender o que ela preza e precisa no momento, pois não existe uma opção melhor do que a outra, tudo varia de empresa para empresa e você precisa conhecer bem a sua antes de qualquer outra coisa.
Dessa forma você terá a certeza de que conta com a melhor estratégia de armazenamento de documentos, que garante otimização, acessibilidade, praticidade e segurança para a rotina da sua empresa.
Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.